Videoconferentie tools en tips voor professionals

Videoconferentie tools en tips voor professionals

Vergaderen vanop afstand is niet altijd evident. Nu we massaal thuiswerken om het coronavirus een halt toe te roepen, bereikt het online vergaderen zijn piek. In contact blijven met je collega’s, zakenpartners, … is nu eenmaal noodzakelijk. We pikken er in deze blog de populairste videoconferentie tools uit en geven nuttige tips om professioneel te videovergaderen!

videoconferentie

Welke videoconferentie tools kan je gebruiken?

Welke tool het meest geschikt is voor jouw bedrijf is een interne keuze. Vaak hangt dit af van de functionaliteiten die je wenst. Dat kan bijvoorbeeld het delen van jouw scherm zijn. Zeer handig om een presentatie of opleiding te geven.

De tool Zoom biedt dergelijke schermdeelfunctie aan. Met de gratis versie kan je met tot wel 100 personen deelnemen aan een video call. De keerzijde is dan wel dat je beperkt bent in gesprekstijd: maximaal 40 opeenvolgende minuten. Wil je met meer personen tegelijk of langer online vergaderen? Dan kan je altijd kiezen voor de betaalde versie.

Let zeker altijd op dat je een veilige verbinding maakt (met een moeilijk te achterhalen wachtwoord). In Zoom kan je wel eens per ongeluk klikken op een verkeerde link en zo een hacker vrij spel geven!

videoconferentie

Een wellicht bekender platform is Skype For Business. Ook hier kan je een scherm delen en heb je zelfs de optie om bestanden te verzenden. Net zoals Zoom moet je deze tool downloaden en installeren om deze te kunnen gebruiken. Een account aanmaken is voor Skype For Business verplicht (maar niet voor Zoom).

Met Skype For Business kan je maximaal 250 personen toevoegen aan een gesprek. Een goed alternatief voor deze videoconferentie tool is Microstoft Teams. Hiermee kan je met een groep van 10 tot 10.000 personen online vergaderen.

Als laatste tool willen we nog even Google Hangouts vermelden. Hiervoor heb je wel een Google-account nodig. De tool wijst zichzelf goed uit maar je kan met maximaal 10 personen tegelijk vergaderen. Heb je een groter team? Dan is een van bovenvermelde tools een betere keuze.

Online vergaderen like a pro!

Een videoconferentie moet je eigenlijk steeds beschouwen als een fysieke vergadering. Onder collega’s mag het eventueel wat losser en hoeft jouw haar niet perfect gekamd te zijn. Zorg er altijd voor dat je op tijd aan je beeldscherm zit, alle documenten voorhanden hebt en je professioneel gekleed bent. Of toch wat het bovenste – zichtbare – gedeelte betreft.

Heb je geen aparte bureauruimte? Probeer dan een plekje te vinden in huis met een nette en neutrale achtergrond. Plaats jezelf zo centraal mogelijk in beeld en liefst ook zo flatterend mogelijk (grapje!). Je test voor de vergadering start ook best even het geluid. Zo ben je zeker dat je duidelijk zicht- en hoorbaar bent voor alle gesprekspartners. En dan nu met z’n allen videovergaderen maar!

Wil jij weten hoe wij jou nog meer kunnen helpen vanuit onze online expertise? Neem gerust contact op met ons!